Buscamos a un asistente administrativo responsable para llevar a cabo diferentes tareas administrativas y de oficina. Entre los deberes del asistente administrativo se incluyen proporcionar apoyo a nuestros directores y empleados, asistir en las necesidades diarias de la oficina y gestionar las actividades administrativas generales de nuestra compañía. Entre las responsabilidades de un asistente administrativo se incluyen: * Organizar viajes y reuniones * Preparar informes * Mantener los sistemas de archivo apropiados El candidato ideal debería poseer excelentes capacidades comunicativas orales y escritas y ser capaz de organizar su trabajo usando herramientas como MS Excel y equipo de oficina. Si, además, tienes experiencia previa como personal de secretaría o asistente administrativo ejecutivo y estás familiarizado con nuestro sector, nos gustaría conocerte. En definitiva, el asistente administrativo que sea seleccionado debería garantizar el funcionamiento diario eficiente y correcto de nuestra oficina. Responsabilidades principales: * Responder y pasar llamadas telefónicas * Organizar y programar citas * Planificar reuniones y escribir actas detalladas * Escribir y distribuir emails, notas de correspondencia, cartas, faxes y formularios * Asistir en la preparación de informes programados de forma periódica * Desarrollar y mantener un sistema de archivo * Actualizar y mantener los procedimientos y políticas de oficina * Realizar pedidos de material de oficina e investigar nuevos acuerdos y proveedores * Mantener listas de contactos * Realizar reservas y demás preparativos para viajes * Preparar y conciliar los informes de gastos * Proporcionar apoyo general a los visitantes * Actuar de punto de contacto para clientes internos y externos * Actuar de enlace con los asistentes administrativos ejecutivos y superiores para gestionar solicitudes y consultas de directores sénior Requisitos: * Experiencia demostrable como asistente administrativo, asistente virtual o asistente administrativo de oficina * Conocimiento sobre sistemas y procedimientos de gestión de oficinas * Conocimientos prácticos del equipo de oficina, como impresoras y máquinas de fax * Dominio de MS Office (especialmente MS Excel y MS PowerPoint) * Excelentes capacidades de gestión del tiempo y habilidad para priorizar las tareas * Atención al detalle y capacidades para solucionar problemas * Excelentes capacidades comunicativas escritas y verbales * Grandes capacidades organizativas con habilidad para realizar varias tareas al mismo tiempo * Título de educación secundaria; se valorará estar en posesión de cualificación adicional como asistente administrativo o personal de secretaría #J-18808-Ljbffr