Tareas que puede tener un asistente administrativo en propiedad horizontal, especialmente en una copropiedad de gran tamaño como una de 1.140 unidades, que además utiliza herramientas ofimáticas y un sistema especializado como SISCO (Sistema de Información para la Administración de la Propiedad Horizontal): Actividades y Tareas de un Asistente Administrativo en Propiedad Horizontal (1.140 unidades) 1. Atención y Servicio al Cliente • Atender presencialmente, por teléfono o por correo electrónico a residentes, propietarios y proveedores. • Gestionar y dar respuesta a peticiones, quejas y reclamos (PQR). • Agendar citas con la administración, vigilancia técnica u otros proveedores. 2. Manejo de Correspondencia y Documentación • Recibir, registrar y distribuir la correspondencia entrante y saliente. • Radicar documentos internos y externos. • Escanear, archivar y custodiar documentos físicos y digitales. • Elaborar y mantener actualizados los archivos administrativos, contables y contractuales. 3. Apoyo en la Gestión Administrativa y Contable • Ingresar y actualizar la información de copropietarios, arrendatarios y unidades privadas en SISCO. • Apoyar en la elaboración de informes mensuales o trimestrales. • Preparar actas, circulares y comunicaciones generales. • Hacer seguimiento a pagos pendientes y apoyar en el proceso de cartera. • Coordinar cobros prejurídicos según instrucciones de la administración. 4. Manejo del Sistema SISCO • Registrar pagos, consignaciones y movimientos financieros. • Generar estados de cuenta y reportes de cartera por unidad. • Apoyar en la gestión de facturación y distribución de cuotas de administración. • Llevar control del historial de pagos de los residentes y copropietarios. • Controlar la base de datos de residentes, parqueaderos, depósitos y demás áreas comunes. 5. Apoyo en Logística y Eventos de la Copropiedad • Coordinar el uso de salones comunales y zonas sociales. • Apoyar en la organización de asambleas ordinarias y extraordinarias. • Enviar convocatorias, verificar quórum y gestionar autorizaciones o poderes. 6. Soporte a la Administración General • Coordinar con proveedores y contratistas citas, mantenimientos y reparaciones. • Elaborar requisiciones y órdenes de compra para suministros de oficina o mantenimiento. • Hacer seguimiento al cumplimiento de contratos y cronogramas de servicios generales. 7. Uso de Herramientas Ofimáticas • Uso de Excel para reportes de cartera, presupuestos, seguimiento de proveedores, etc. • Redacción de circulares y cartas en Word. • Presentaciones informativas o informes en PowerPoint. • Manejo de Outlook o correos corporativos para la comunicación interna y externa. 8. Control de Accesos y Seguridad (Apoyo a vigilancia) • Apoyar en el control de registros de visitantes y contratistas si se gestiona por SISCO u otra plataforma. • Colaborar en la validación de autorizaciones de ingreso para eventos, mudanzas o servicios. 9. Reportes y Seguimiento • Generar reportes semanales o mensuales de gestión administrativa, cartera, mantenimiento, etc. • Hacer seguimiento a solicitudes abiertas hasta su cierre. 10. Cumplimiento Normativo • Apoyar en la aplicación del reglamento de propiedad horizontal y manual de convivencia. • Mantener actualizada la información exigida por ley (RUT, Cámara de Comercio, seguros, etc.).El equipo reclutador buscará estos conocimientos y habilidades en las postulaciones. Añade las que te faltan a tu perfil para atraer su atención. - Educación mínima: Universidad / Carrera técnica - 1 año de experiencia - Idiomas: Español - Conocimientos: Atención al cliente, Contabilidad, Gestión, Relaciones públicas, Resolución de conflictos, Administración, Administración de archivos - Disponibilidad de cambio de residencia: Si