Resumen del puesto Funciones y responsabilidades principales: 1- Administración y Supervisión: - Supervisar, coordinar, actualizar, implementar, y velar por el cumplimiento de los procedimientos de administración y compras en coordinación con el Coordinador Senior de Administración y Finanzas - Asegurar que todos los miembros del equipo conozcan y sigan las normas y procedimientos establecidos para adquisiciones, eventos y logística. - Dar soporte a las Gerentes del programa, para garantizar el adecuado desarrollo de las actividades del programa. 2- Eventos y Logística: - Coordinar el apoyo logístico para la organización de eventos, talleres, capacitaciones y otras actividades del Programa. - Supervisar la recopilación de la documentación de contrapartes y participantes que asistirán a los eventos de capacitación. - Supervisar y coordinar la logística de viajes de participantes a talleres regionales, incluyendo transporte, alimentos, hospedaje, materiales del evento de acuerdo a las políticas establecidas. - Asegurar los registros y listas de asistencia de eventos, talleres y capacitaciones locales 3- Adquisición de bienes y servicios: - Realizar los procesos de compra administrativas y de índole técnico del proyecto, y de las oficinas regionales cuando sea necesario, incluyendo la identificación de proveedores, recopilación de cotizaciones, negociación en caso sea necesario, y preparación de la documentación para los archivos del proyecto. - Guiar y brindar apoyo al personal del proyecto en los procesos de compras. - Preparar, compilar y organizar la documentación para pago de proveedores, incluyendo el sustento de proceso de selección y la factura, y la entrega de estos a Contabilidad oportunamente, una vez completa toda la documentación de sustento. - Redactar memorandos de selección, preparación de cuadros comparativos, y solicitar la aprobación según sea el caso. - Coordinar con Contabilidad el ingreso de activos nuevos al inventario al momento de recepción - Ser el enlace entre los proveedores y Technoserve para el pago de servicios /o compras realizadas en el marco del Programa. - Asegurar que se realicen las actas de entrega según corresponda para personal interno al proyecto, o para terceros, el llenado oportuno y adecuado de las mismas. - Coordinar la logística para asegurar la entrega satisfactoria de los bienes/servicios. 4- Apoyo actividades de SG-SST: - Apoyar la ejecución del programa de capacitación anual en promoción y prevención, que incluye los peligros/riesgos prioritarios y sea extensivo a todos los niveles de la organización. - Coordinar la realización de exámenes médicos de ingreso, periódicos y de retiro para los trabajadores. - Coordinar las capacitaciones al personal relacionadas con Seguridad y Salud en el Trabajo junto con el Contratista. - Apoyar al Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo, al Comité de Convivencia y a la brigada de la empresa en sus actividades. - Elaborar y mantener actualizada toda la documentación del SG-SST que sea requerida por la normatividad vigente en Colombia o por normas o estándares que la empresa haya adoptado bajo los lineamientos del asesor. 5- Recursos Humanos: - Apoyo en los procesos de selección de personal para las nuevas plazas, en relación con la citación a entrevistas, apoyo en procesos de pruebas, recopilación del proceso general para solicitar la aprobación de vinculación ante el Gerente de Recursos Humanos. - Vincular al nuevo personal al Sistema de Seguridad Social. - Mantener las carpetas del personal, con toda la información relevante a su contrato. - Elaboración de los volantes de nómina - Control de las novedades, tales como: Vacaciones, premisos, incapacidades Cualificaciones básicas: - Estudios técnicos en Administración de Empresas o áreas afines - Experiencia de 5 años, en áreas administrativas y brindando soporte al área de compras, logística y personal. - Alta atención al detalle. - Habilidad de gestionar múltiples solicitudes y organización - Manejo de Microsoft Office. Cualificaciones deseadas: - Trabajo en equipo. - Empatía Conocimientos, Habilidades y Destrezas: - Facilidad para generar confianza. - Fuertes habilidades de comunicación. - Altamente confiable. - Administración de información. Reporta a : Coordinador – Senior de Administración y Finanzas Ejerce supervisión sobre : No aplica Animamos a todas las personas cualificadas que comparten la visión de TechnoServe de mejorar las vidas de los demás a través de soluciones de negocio probadas a que las apliquen. Con nuestro compromiso con la diversidad, estamos orgullosos de ser un empleador de igualdad de oportunidades y de acción afirmativa y no discriminamos por motivos de género, raza, color, etnia, religión, orientación sexual, identidad de género, edad, estado de VIH/SIDA, condición de veterano protegido, discapacidad y todas las demás clases protegidas. También nos enorgullece nuestro compromiso de proteger al personal, socios y beneficiarios del abuso y la explotación, e investigamos a fondo a cada postulante mediante rigurosas comprobaciones de antecedentes y referencias. Si tiene una discapacidad que afecta a su capacidad para utilizar nuestro sistema en línea para solicitar un puesto en TechnoServe, póngase en contacto con Recursos Humanos en o llame al Descripción del trabajo Lorem ipsum dolor sit amet , consectetur adipiscing elit. Nullam tempor vestibulum ex, eget consequat quam pellentesque vel. Etiam congue sed elit nec elementum. Morbi diam metus, rutrum id eleifend ac, porta in lectus. Sed scelerisque a augue et ornare. Donec lacinia nisi nec odio ultricies imperdiet. Morbi a dolor dignissim, tristique enim et, semper lacus. Morbi laoreet sollicitudin justo eget eleifend. Donec felis augue, accumsan in dapibus a, mattis sed ligula. Vestibulum at aliquet erat. Curabitur rhoncus urna vitae quam suscipit , at pulvinar turpis lacinia. Mauris magna sem, dignissim finibus fermentum ac, placerat at ex. Pellentesque aliquet, lorem pulvinar mollis ornare, orci turpis fermentum urna, non ullamcorper ligula enim a ante. Duis dolor est, consectetur ut sapien lacinia, tempor condimentum purus. Obtén acceso completo Accede a todos los puestos de alto nivel y consigue el trabajo de tus sueños. Inscríbete ahora