Sobre Heirloom Heirloom es un proveedor líder de alojamientos de lujo en formato grande para estancias cortas a nivel nacional. Nuestro enfoque único en ofrecer hospedajes de clase mundial a grupos exigentes en destinos turísticos de primer nivel, combinado con una estrategia empresarial basada en tecnología y datos, ha permitido a Heirloom destacarse rápidamente en la competitiva y dinámica industria de alquileres vacacionales de lujo. Resumen General El/la Asistente Ejecutivo/a brindará apoyo ejecutivo, administrativo y organizacional de alto nivel al equipo de liderazgo. Este rol anticipará necesidades y se encargará de coordinar y supervisar tareas administrativas. La persona ideal para este puesto es alguien dinámico, con pensamiento crítico, extrema atención al detalle y que prospere en un entorno de trabajo rápido. Funciones Esenciales - Gestionar todas las actividades de agenda para los Co-CEOs: calendario electrónico diario, reservas de viajes. - Asistir con la gestión de correos electrónicos para ambos Co-CEOs. - Apoyar al equipo ejecutivo con reportes mensuales de gastos, según se necesite. - Establecer y gestionar el cronograma de seguros e impuestos. - Clasificar y atender toda la correspondencia comercial entrante. - Realizar pedidos de reposición de suministros: equipos para nuevos empleados, insumos de oficina, consumibles. - Administrar el registro, mantenimiento y seguros de todos los vehículos y propiedades de la empresa. - Asistir en la preparación y ejecución de documentos para la adquisición de nuevas propiedades. - Coordinar procesos de reclutamiento: agendar entrevistas, enviar seguimientos, redactar ofertas, mantener el CRM de candidatos, etc. - Gestionar la planificación de revisiones de desempeño semestrales: agendar reuniones, llenar plantillas, generar materiales de seguimiento. - Asistir en el proceso de onboarding y capacitación de nuevos empleados (agenda, recolección de documentos, etc.) - Apoyar en la administración de programas especiales (como pasantías o fiestas de fin de año). - Otras tareas y proyectos especiales, según asignación. Requisitos - Título universitario. - Excelentes habilidades de organización, multitarea y gestión del tiempo. - Experiencia previa en funciones administrativas (preferida). - Mentalidad proactiva y enfoque en la resolución de problemas. - Actitud de aprendizaje activo y toma de iniciativa. - Disposición para convertirse en notario/a. - Alto nivel de profesionalismo y juicio, con capacidad de mantener confidencialidad. - Experiencia en bienes raíces o gestión de construcción (deseable o esencial). - Dominio del inglés comercial, especialmente en interacciones con inversionistas y redacción de informes. - Experiencia con plataformas CRM como Asana, Expensify y GSuite. - Excelentes habilidades de investigación. - Capacidad para gestionar llamadas entrantes y salientes con el equipo y proveedores. - Comunicación verbal y escrita excepcional. - Alta competencia en MS Office. - Alfabetización tecnológica: se siente cómodo/a usando tecnología.