**Job Details**: **Administrative** (**_Administración_**)** - Responsible for cleaning management, administrative maintenance, and general organization of the company's warehouses. - _ Responsable de la limpieza, mantenimientos administrativos y organización en general de las bodegas de la compañía. _ - Management of the physical file of the office and the one in custody, keeping the information organized and updated according to legal requirements. - _ Gestión del archivo físico de la oficina y el que se encuentra en custodia, manteniendo la información organizada y actualizada según los requerimientos legales._ - Lead and supervise the general service staff and the daily cleaning. - _ Liderar y supervisar al personal de servicios generales y las actividades de limpieza. _ - Responsible for the contact with the industrial park (attending administrative meetings, accesses authorization, etc). - _ Responsable del contacto con el parque industrial (asistir a reuniones administrativas, autorización de accesos, etc)_ - Responsible for the purchase, delivery and follow-up of access cards to the industrial park and restricted areas of the warehouses. - _ Responsable de la compra, entrega y seguimiento de las tarjetas de acceso al parque industrial y a las zonas restringidas de las bodegas. _ - _ Correos de autorización de ingresos y retiros de trabajadores (Portos)_ - Renting “portos” loungue for events. - _ Proceso de alquiler de salón de “portos”_ - Serves as a liaison with vendors for administrative projects. (Examples of locative improvements and maintenances) - _ Sirve de enlace con los proveedores para proyectos administrativos. _(ejemplos mejoras locativas y manteniminentos)_ - Management of the requirements and allocation of employee parking according to the company policy. - _ Gestionar los requerimientos y asignación de parqueaderos para asociados de la compañía, con base en la política corporativa._ - Responsible for the assignment of workstations and work items. - _ Responsable de la asignación de puestos de trabajo y elementos de trabajo. _ - Management of Company “fixed assets” - _ Manejo de activos fijos de la empresa_ - Handing Out Fixed Assets to New Staff - _ Entrega de activos fijos a nuevo personal_ - Receive Fixed Assets from Retiring Personnel - _ Recibir activos fijos de personal que se retira_ - Management of the purchase of kit for teleworkers (fire extinguishers and first aid kits) and Delivery. - _ Gestión de compra de kit para teletrabajadores (extintores y botiquines) - Entrega de los mismo _ - Weekly validation of attendance at the warehouses to request morning meals_. _ - _Validación semanal asistencia a bodega para solicitud refrigerios. _ - Responsible for the request for the creation of (biometric) access for new workers and biometric withdrawals. - _ Responsable de la solicitud de creación de accesos (biométricos) de nuevos trabajadores y de retiros de biométrico._ - Responsable de la organización y coordinación de agendas de visitas a la empresa - _ Responsible for the organization and coordination of company visit agendas_ - Coordination of procedures to be carried out by External Messaging. - _ Coordinación de diligencias a realizar por parte de Mensajería Externa._ - Preparation of reports relevant to compliance with administrative policies and processes. - _ Elaboración de reportes pertinentes al cumplimiento de políticas y procesos administrativos. _ - Provide specialized support to other departments and managers (Related to administrative and support issues) - _ Proporcionar apoyo especializado a otros departamentos y gerentes (Relacionado en temas administrativos y de soporte)_ - ** Purchase (**_Compras)_**: - Make the local purchasing process in a timely manner. - _ Realiza el proceso de compras local de manera oportuna. _ - Creation processes for new vendors, according to the company policy. - _ Creación de proceso de nuevos proveedores de acuerdo con la política de la compañía._ - Make the validations for new vendors, requested to audits of BASC and other external entities, guaranteeing compliance with the regulations. - _ Realizar las validaciones a los nuevos proveedores requeridas para la auditorias de BASC y de otros entes externos, garantizando el cumplimiento de la normatividad._ - Make purchases of cleaning, cafeteria, and stationery elements request for the three warehouses with authorized suppliers. - _ Realiza las compras de elementos para el Aseo, Cafetería, Papelería y demás elementos para el correcto funcionamiento de las tres bodegas con los proveedores autorizados._ - Make quotes and recommend suppliers following the guidelines of the Company. - _ Realiza cotizaciones y recomienda proveedores siguiendo los lineamientos de la Compañía._ - ** Human Resources (Talento Humano)**: - Organize the supply process for “uniforms” (including bonusses purchase) - _ Organiza el proceso de suministro de dotación