RESPONSABILIDADES Y ACTIVIDADES DEL CARGO GESTIÓN ADMINISTRATIVA - Recepción telefónica. - Obtener, archivar y reportar a contabilidad para el pago oportuno de las facturas de servicios públicos y telecomunicaciones. - Llevar el control físico y digital de gastos de los dueños tales como facturas asignadas para pagos y obligaciones de carros e impuestos y gestionar el pago de los mismos en los tiempos oportunos. - Coordinar con mensajero todas las diligencias administrativas. - Administrar y controlar el inventario físico de equipos ofimáticos (hardware y software), y actualizar la asignación de estos al personal. - Escalar ante prestadores de servicios la correcta prestación (telefonía, luz, agua, mobiliario). - Canalizar con el área de mantenimiento o si se requiere con proveedores externos, cualquier novedad en las instalaciones o mobiliario de áreas comunes, oficinas, baños y demás áreas diferentes a produccion. - Diligenciar formatos, certificados y cartas administrativas que soliciten áreas internas o entidades externas. - Coordinar mensualmente papelería, implementos aseo y cafetería. Recibir las solicitudes realizadas por las diferentes áreas, verificando la disponibilidad de inventario y gestionando la autorización de la compra con un buen proveedor. - Compra de tiquetes aéreos cuando se requiera. - Compra y/o recarga de extintores bajo el requerimiento de Gestión humana. - Revisión y redirección de correos electrónicos que lleguen para otras áreas. GESTIÓN CONTABLE - Crear en el programa contable y de facturación los clientes y proveedores. - Elaborar egresos, recibos de caja, notas contables. - Conciliación de bancos: Ingreso al sistema de gastos bancarios. - Registro de gastos bancarios en el programa contable. - Administrar y archivar todos los documentos contables de una forma ordenada y fácil de identificar. - Causación de facturas de gastos distribuidos por centros de costos. - Revisión de las facturas de compra antes de exportarlas al módulo de contabilidad. - Facturar el outsourcing y demás conceptos. - Registrar en el software contable los viáticos con todos los soportes. - Solicitud de certificados contables a clientes, IVA cada 2 meses y rete fuente anual y realizar su respectiva conciliación. - Realizar las notas crédito a las facturas de ventas solicitadas y autorizadas por el área comercial. - Apoyo a las áreas que requieran apoyo con el software contable. - Crear los códigos nacionales e Internacionales (identificando que es en U$) en el SCI. - Manejo de caja menor. - Conciliar y contabilizar los gastos pagados con las tarjetas de crédito. - Manipulación, empastado y custodia del archivo contable físico. - Demás funciones que le sean asignadas por sus superiores. - Cumplir con todas las normas establecidas según la NTC ISO 9001. Tipo de puesto: Tiempo completo Fecha límite para postularse: 30/07/2025